Protection des données

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES COMPLÉVIE

La protection de vos données personnelles, donc de votre vie privée, est primordiale car elle s’inscrit dans la relation de confiance et de transparence que la Mutuelle a toujours eu avec ses adhérents. Par donnée personnelle, nous entendons une donnée qui permet de vous identifier directement (ex : nom, prénom) ou indirectement (ex : adresse IP, numéro de téléphone, etc.).

Les données de santé (ex : numéro de sécurité sociale, demande de prise en charge, remboursement d’actes médicaux) sont des données à caractère personnel dites « sensibles ». A ce titre, leur utilisation est particulièrement protégée par la Loi informatique et libertés ainsi que par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce document vous explique comment la mutuelle utilise vos données personnelles.

Le système d’information de la mutuelle est complexe car il interagit avec de nombreux acteurs (sécurité sociale, hôpitaux, pharmaciens, professionnels de santé, adhérents, etc.) et met en œuvre plusieurs sous-traitants afin de vous garantir une qualité de service optimale et de répondre aux obligations réglementaires de la Mutuelle. Ces services collectent les données personnelles des adhérents, automatiquement dans la majeure partie des cas. Ces dernières peuvent aussi être traitées par les collaborateurs et collaboratrices de la Mutuelle, eux-mêmes soumis au secret professionnel.

1 – Que faisons-nous de vos données personnelles ?

Toute donnée transmise dans le cadre d’un formulaire d’adhésion papier ou électronique ou encore via une télétransmission automatisée est utilisée exclusivement pour la gestion et l’exécution de votre contrat, la gestion de la relation aux adhérents, le recouvrement d’impayés, la lutte contre la fraude, les analyses statistiques destinées à la bonne gestion de la mutuelle et l’amélioration des services rendus à ses adhérents ainsi que de répondre aux obligations légales qui nous incombent.

Hormis les sous-traitants de la mutuelle, aucune information n’est transmise à des tiers sauf dans le cadre du respect de nos obligations légales (ex : lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme).

A aucun moment nous ne vendons ni ne louons les données que vous nous confiez.

2 – Comment est assurée la sécurité des données ?

Le système d’information de la Mutuelle est hébergé et info-géré par un sous-traitant, qui dispose d’une infrastructure répondant aux normes industrielles de sécurité les plus strictes. Les données qui transitent sur internet entre votre ordinateur et le site internet de la Mutuelle et votre espace adhérent sont chiffrées avec le protocole SSL, qui leur confère une sécurité de niveau bancaire.

Les courriers électroniques que nous échangeons avec l’ensemble de nos adhérents et partenaires sont stockés sur des serveurs sécurisés et scannés par des anti-virus de dernière génération.

Parallèlement, nous développons de nouvelles solutions, comme la transmission sécurisée des données, pour renforcer la confidentialité de nos échanges.

Les salariés et les administrateurs de Complévie sont sensibilisés au RGPD, à la sécurité informatique ainsi qu’au risque cyber, à la protection des données dans son ensemble.

3 – Quels sont vos droits ?

Conformément aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite Loi « Informatique et Libertés » ainsi qu’au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez :

• D’un droit d’information, afin de savoir comment sont traitées vos données par les services de la Complévie;
• D’un droit d’accès, pour demander à accéder à vos données. Veuillez noter que ces dernières sont accessibles en ligne via votre espace adhérent accessible depuis le site internet de la Mutuelle ;
• D’un droit de rectification, pour compléter ou mettre à jour vos données ;
• D’un droit de suppression, pour demander l’effacement de vos données pour des motifs légitimes ;
• D’un droit à la limitation de certains traitements, pour restreindre les traitements de vos données ;
• D’un droit à la portabilité, pour demander que nous transmettions à un tiers de votre choix les données personnelles que vous nous avez directement fournies ;
• D’un droit à organiser le sort de vos données, pour désigner une personne qui exécutera vos directives sur vos données personnelles en cas de décès ;
• Vous pouvez également, pour motifs légitimes, vous opposer au traitement de vos données personnelles par Complévie. Nous vous informons que nous serions alors dans l’incapacité technique d’assurer l’exécution de votre contrat.

Pour en savoir plus sur ces droits vous pouvez consulter le site de la CNIL :

https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles

Vous pouvez effectuer votre demande auprès de la Mutuelle en écrivant :

• par courriel au Délégué à la Protection des données (DPO) :  dpo@complevie.fr
• par courrier postal à :

Complévie Protection des données 6 rue des Mouettes CS 85047 14050 – Caen Cedex 4

4 – Quelles données personnelles sont collectées ?

Nous ne collectons que les données nécessaires à votre adhésion et la bonne exécution de votre contrat dans les formulaires papier ou électroniques que nous utilisons.

Vous trouverez en bas de chacun d’eux des mentions vous expliquant :

• la finalité du traitement des données collectées,
• le ou les destinataires de ces données,
• leur durée de conservation qui peut varier selon le type de contrat et de nos obligations légales,
• le rappel de vos droits en terme de protection des données personnelles.

En cas d’absence de ces informations ou pour toute question, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO) à l’adresse suivante : dpo@complevie.fr. Vous pouvez également envoyer un courrier au siège de la Mutuelle à l’adresse ci-dessus.

Les catégories de données que nous sommes susceptibles de collecter pour nos prospects, adhérents et leurs éventuels ayant droits sont les suivantes :

• données d’identification générale (nom, prénom, etc.) ;
• données d’identification d’adhérent ;
• des informations relatives à la vie personnelle (statut marital, nombre d’enfants, etc.)
• des données économiques ou financières ;
• des données de santé (y compris le numéro de sécurité sociale) ;
• des données de connexion à notre système informatique ;
• des identifiants internet, profils de navigation et des cookies.

5 – Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

Les données ne peuvent être conservées que pour une durée limitée. Cette durée est déterminée en fonction de la finalité du traitement et de règles issues de recommandations de la CNIL ou déterminées en fonction d’obligations règlementaires.

Ainsi, les données utilisées à des fins de prospection et d’information commerciale sont conservées trois ans après le dernier contact à l’initiative du client ou la fin de la relation contractuelle.

Les données nécessaires à la gestion de votre contrat et des services associés sont conservées pendant toute la durée de votre contrat et jusqu’à l’expiration des délais de prescription applicables ou conformément aux règles de conservation des documents comptables.

Quelques exemples de durées de conservation applicables à nos contrats 

*Ces délais sont donnés à titre indicatif, les durées de conservation peuvent être allongées par exemple en cas de contestation ou de contentieux. **En base archive les données ne sont pas accessibles à l’ensemble des opérationnels de la Mutuelle mais seulement aux personnes spécialement habilitées. 

En tout état de cause, les données ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire à la gestion des missions de la Mutuelle et des litiges susceptibles d’en résulter conformément aux règles de prescription applicables ou aux règles de conservation des documents comptables.

6 – Nous utilisons des cookies. Que sont les cookies ? À quoi servent-ils ?

Un cookie est un petit fichier texte qui est stocké par votre navigateur lors de votre première visite. Une fois installés, ils nous permettent de vous reconnaître à chaque visite, et donc de vous faire profiter de toutes les fonctionnalités de notre site internet et/ou de votre espace adhérent. Les cookies ne sont pas des dossiers actifs, et ne peuvent donc pas héberger de virus. Pour en savoir plus, vous pouvez vous rendre sur http://www.allaboutcookies.org/fr/.

Nous utilisons des outils en ligne pour recueillir les statistiques sur le trafic de notre site internet, afin que nous puissions faire les ajustements nécessaires pour répondre au mieux aux besoins des utilisateurs prospects ou adhérents. Nous recueillons par exemple des données sur le nombre de visiteurs, la durée moyenne des visites, ou encore le nombre de pages vues. Ces données sont anonymes et ne permettent pas d’identifier un individu.

La désactivation des cookies risque de vous empêcher d’utiliser certaines fonctionnalités ou de partager une vidéo ou du contenu via les réseaux sociaux. Cependant si vous ne souhaitez pas accepter les cookies, vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur et/ou supprimer les cookies déjà enregistrés :

 

7 – Liens vers d’autres sites Internet

Les informations sur la protection des données personnelles ne s’appliquent qu’au site internet et logiciels utilisés par Complévie. Lorsque des liens sont proposés vers d’autres sites, il vous appartient de consulter les informations liées à ces sites respectifs. Nous déclinons toute responsabilité de contenus de ces sites externes qui sont cités à titre informatif.

8 – Moyens mis en œuvre pour la conformité

Afin de mettre en œuvre l’ensemble des principes décrits ci-dessus, nous avons choisi de déployer une organisation interne spécifique à la protection des données personnelles. Pour ce faire, nous avons nommé :

• Un Délégué à la Protection des Données (Déclaration CNIL N° DPO-3768) ;
• Un Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information ;
• Un relai Relais informatique et libertés au sein de Complévie ;
• Une plateforme de formation en ligne pour les administrateurs et les opérationnels de la Mutuelle.

Pour toute réclamation se rapportant à la manière dont la Mutuelle collecte et traite vos données personnelles, vous disposez également du droit de saisir la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) www.cnil.fr ; 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

9 – Révision

Nous sommes susceptibles de réviser notre politique de protection des données, notamment en cas d’évolution de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.